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          淺談建筑公司體系文件控制程序

          • 來源:建筑網   2019-08-08 17:52
          摘要:

          建筑公司體系文件控制程序提要:需直接引用的由國家頒發的有關標準、規程、規定等外來文件,由各職能部門提出并列出清單報主管副總經理批準,批準購買的文件經綜合管理部登記后分發。

          建筑公司體系文件控制程序

          1目的

          保證質量體系、職業健康安全和環境管理體系文件和資料處于受控狀態,及時獲取并使用所需文件的有效版本,防止文件丟失、誤傳,確保質量體系、職業健康安全和環境管理體系正常、有效運行。

          2范圍

          適用于公司質量、職業健康安全和環境管理體系文件和資料,包括相應外來文件的控制。

          3職責

          3.1綜合管理部負責制訂、修改和組織實施本程序,并負責管理體系文件的出版、發放等日常管理工作,并負責監督公司各部門對管理體系文件的管理與控制。

          3.2綜合管理部負責轉發政府主管部門、上級單位和本公司發布的文件以及人力資源文件資料的管理。

          3.3綜合管理部負責內部審核管理方案的文件和歸檔管理。

          3.4工程部負責應急預案的文件和工程圖紙資料的歸檔管理。

          3.5工程部負責工程施工組織設計、重要施工方案、職業健康安全和環境控制措施等文件的審核以及相關文件的歸口管理。

          3.6計劃部負責合同文件、工程勞務招標文件及其相關文件的歸口管理。

          3.7物資部負責設備、物資招標、采購及相關文件的歸口管理。

          3.8生產準備部負責生產準備、試運行規程、規范等相關作業文件的歸口管理。

          3.9各有關部門負責本職能管理范圍內相關文件的獲取、編制、審批、發放、接收、評審、更改和保管等各環節的管理工作,并負責制定文件現行狀態的清單。

          3.10各部門應設置專人負責質量、職業健康安全和環境管理體系文件、資料的收發、登記、標識、復制等工作。

          4管理內容與方法

          4.1文件的分類

          --管理方針和管理目標;

          --質量、職業健康安全和環境管理手冊;

          --質量、職業健康安全和環境體系程序文件;

          --為確保體系的有效策劃、運行和控制所需的作業性文件,包括技術性文件、管理標準、制度、規定、工作標準以及記錄表示等;

          --質量、職業健康安全和環境記錄。

          4.2文件的編制

          文件由承擔其管理職能的部門組織編制。

          4.3文件的審批和發布

          4.3.1質量、職業健康安全和環境手冊由管理者代表審核,總經理批準發布。

          4.3.2程序文件由綜合管理部組織審核,管理者代表批準和發布。

          4.3.3技術文件由工程部、生產準備部分別組織各自職能范圍內的審核,主管副總經理批準和發布。

          4.3.4管理文件由綜合管理部組織審核,主管副總經理批準和發布。

          4.3.5對外簽訂的經濟合同按《合同管理辦法》進行審核后,由法定代表人或其授權人簽署。

          4.3.6需直接引用的由國家頒發的有關標準、規程、規定等外來文件,由各職能部門提出并列出清單報主管副總經理批準,批準購買的文件經綜合管理部登記后分發。

          4.4(受控)文件的編號、發放、更改、評審及存檔管理

          4.4.1文件編號按《文件編號規定》附錄B執行。

          4.4.2受控的文件應做好標識,標明文件歸口管理部門和分發號等。

          4.4.3文件的發放由公司綜合管理部負責,其受控文件應填寫《內部文件發放登記表》,按批準的發放范圍發放;非受控文件的發放按相應的規定發放。文件的發放應做好記錄。

          4.4.4文件領用人在《內部文件發放登記表》上簽名后領取。

          4.4.5受控的工程施工圖紙、資料的領取、分發及收回按《工程圖紙、資料的管理規定》執行。

          4.4.6文件領用人應對受控文件妥善保管和使用,防止污損和遺失。當使用的受控文件嚴重破損時,應到綜合管理部辦理文件更換手續,交回原文件,換發新文件,并仍沿用原文件分發號。

          4.4.7當受控文件丟失后,應到綜合管理部重新辦理申請領用手續,并做出說明,文件補發后,要注明丟失文件作廢。

          4.4.8當受控文件使用人調離該崗位時,應將文件移交崗位接替人或上交文件發放部門。

          4.4.9受控文件的更改審批及發放管理按原文件的管理程序辦理,并填寫《文件更改申請表》,當采用新文件時應將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋作廢標志。

          作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置,作廢文件的銷毀應批準,并有人監督:

          --文件的管理部門將作廢文件統一收回,做好作廢標識后封存或銷毀記錄;

          --為任何原因而保留作廢文件時,應予以明顯標識,并與有效文件分開存放。。

          建筑公司體系文件控制程序提要:需直接引用的由國家頒發的有關標準、規程、規定等外來文件,由各職能部門提出并列出清單報主管副總經理批準,批準購買的文件經綜合管理部登記后分發

          本文來源房地產E網

          4.4.10質量、職業健康安全和環境管理體系運行過程中,隨著質量、職業健康安全和環境方針、目標、法制法規要求、組織結構等引起管理體系變化時,應及時評審(間隔期不超過12個月),必要時予以更新,以確保文件的有效性,充分性和適宜性。

          4.4.11更改后的文件應標明更改版次,并按原發放名單追蹤發放,文件的更改可采用換頁或升版的方式進行。

          4.4.12外來的上級管理部門文件,其收發、傳閱等由公司綜合管理部實施管理。

          4.4.13受控文件的存檔按《檔案管理規定》實施。

          4.4.14文件需復制時,由使用部門提出申請,經文件的管理部門批準,由文件的發放部門辦理登記手續,與原件一樣實施控制。

          4.4.15管理文件如有網絡版本,由文件管理部門提供只讀共享,網絡版以文件管理部門在網絡上公布的版本為準。

          A1管理體系內部文件控制流程圖

          A.2管理體系外部文件控制流程圖

          附錄B

          (規范性附錄)

          文件記錄編號規定

          B.1目的

          為促進企業管理規范化、科學化、程序化,特制定本規定。

          B.2范圍

          適用于公司企業標準的編號。

          B.3管理內容與方法

          B.3.1企業標準文件記錄編號格式

          Q/GDCFXXXX.XXX―XXXX

          企業標準代號

          企業名稱代號

          企標版本號

          企標分層代號

          職能部門代號

          企標、記錄順序號

          企標批準年號

          B.3.2編號格式注釋

          B.3.2.1企業標準代號:

          用字母Q表示。

          B.3.2.2企業名稱代號:

          國電常州發電有限公司簡稱國電常發的漢語拼音字母(大寫)的字頭組成,即用GDCF表示。

          B.3.2.3企標版本號:

          以大寫字母A、B、C……表示,目前采用A版本號。

          B.3.2.4企標分層代號:

          --質量、職業健康安全、環境管理手冊用數字1表示

          --程序文件用數字2表示

          --作業性文件用數字3表示

          --記錄性文件用數字4表示

          B.3.2.5職能部門代號:

          職能部門名稱代號職能部門名稱代號

          綜合管理部01財務部04

          計劃部02物資部05

          工程部03生產準備部06

          B.3.2.6企標、記錄順序號

          企標的順序號按發布日期的先后順序用阿拉伯數字排序,記錄的順序號為記錄按文件頒發日期的先后順序并考慮文件中的記錄順序用阿拉伯數字排號(2003年10月28日發布的A版企標的順序號和記錄順序號由貫標工組小組統一編制,以后按發布日期的先后順序進行排序)。

          B.3.27企標批準年號

          用企標批準年份的四位數字表示,同一企標修改需重新批準發布的,批準年號用批準時年份的四位數字表示。

          B.3.3文件編號中符號的運用

          在企業標準代號與企業名稱代號之間,用斜線/分開;在企業名稱代號與標準代號之間用空格分開;在職能部門代號與企標順序號之間用圓點o分開;在企標順序與企標批準年號之間,用橫短線-分開。

          如《文件控制程序》為Q/GDCFA201.001-2003.

          如《發文登記》記錄的編號為Q/GDCFA401.002-2003,表示公司綜合管理部2003年頒布的第2張記錄表式。

          B.3.4記錄流水號的編號規定

          B.3.4.1記錄流水號的編號格式

          B.3.4.2記錄流水號編號注釋

          記錄部門代號為填寫記錄部門的代號,部門代號見A.3.2.5的職能部門代號。

          B.3.4.3記錄流水順序號

          記錄流水順序號用三位數阿拉伯數字表示。

          B.3.4.4記錄識別號(可選)

          記錄識別號用大寫英文字母表示,當各部門內部同一記錄的應用范圍不同時,用于識別記錄的應用范圍。識別號位數由部門控制,并可相應增加分割符。

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